Privacyverklaring ten behoeve van de uitreikingsceremonie Four Freedoms Awards

De Roosevelt Foundation organiseert tweejaarlijks de uitreikingsceremonie van de Four Freedoms Awards in Middelburg. Dit is een grootschalig evenement met ruim 600 gasten. Het evenement bestaat uit diverse onderdelen, waaronder een diner op de avond voorafgaand aan de ceremonie, de ceremonie zelf waar de Four Freedoms Awards worden uitgereikt met nadien een lunch en de Four Freedoms Meet Up.

De activiteiten rond de Four Freedoms Awards zijn alleen op uitnodiging bij te wonen en door de omvang van het evenement kent dit een hoge beveiligingsgraad. Het is daarom voor de organisatie van de uitreikingsceremonie van de Four Freedoms Awards noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken van genodigden, gasten, medewerkers en andere betrokkenen/ aanwezigen.

De organisatie van de Four Freedoms Awards is in handen van de Roosevelt Foundation. Zij werkt daarin nauw samen met de Provincie Zeeland. De Provincie stelt daarvoor medewerkers en faciliteiten beschikbaar. Gezamenlijk maken zij onderdeel uit van een projectorganisatie, waar ook extern ingehuurde medewerkers toe behoren.

De Roosevelt Foundation hecht er veel waarde aan dat binnen de organisatie zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoonsgegevens. Met deze verklaring geeft de Roosevelt Foundation weer op welke wijze zij omgaat met persoonsgegevens voor de organisatie van de uitreikingsceremonie van de Four Freedoms Awards en welke rechten u heeft op het gebied van privacy bij de verwerking van persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 29-01-2024. U kunt de laatste versie altijd vinden op onze website: www.fourfreedoms.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?

Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets vertelt over u of die we aan u kunnen koppelen. Dit kan informatie zijn die direct over u gaat of naar u te herleiden is. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om uw naam, uw adres of uw telefoonnummer.

Wat is een verwerking?

Met verwerken bedoelen we alle handelingen die we met uw persoonsgegevens kunnen doen zoals het verzamelen, bewaren, vastleggen, aanpassen, bekendmaken, doorgeven of verwijderen.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?

De Roosevelt Foundation is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. De Roosevelt Foundation is gevestigd op het adres Abdij 6, 4331 BK Middelburg.

U kunt contact met ons opnemen via www.fourfreedoms.nl/contact of een e-mail sturen naar rooseveltfoundation@zeeland.nl.

Voor wie is deze verklaring bedoeld?

Deze privacyverklaring is bedoeld voor genodigden, bezoekers, leveranciers en in- en extern ingezette medewerkers aanwezig of betrokken bij de uitreikingsceremonie van de Four Freedoms Awards en/of daarmee samenhangende evenementen.  

Waarom en welke persoonsgegevens verwerken wij?

De uitreikingsceremonie van de Four Freedoms Awards wordt tweejaarlijks gehouden in Middelburg en bestaat uit een reeks evenementen die binnen de tijdsperiode van een week worden georganiseerd. De evenementen zijn;

• een laureatendiner, waar genodigden op de avond voorafgaand aan de uitreikingsceremonie, samen met de laureaten dineren;
• de uitreikingsceremonie, waar de laureaten in het bijzijn van hooggeplaatste gasten en andere genodigden hun Four Freedoms Award in ontvangst nemen;
• de lunch na afloop van de ceremonie;
• de Four Freedoms Meet-Up, waar de laureaten in gesprek gaan met de aanwezigen in een geregisseerde talkshow-setting. De Four Freedoms Meet-Up kan als uitzondering op de bovenstaande evenementen, jaarlijks georganiseerd worden.  

Met de uitreiking van de Four Freedoms Awards worden personen en organisaties geëerd die zich inzetten voor de bevordering van de vier vrijheden, overal in de wereld. De boodschap die deze personen en organisaties brengen, wordt niet door iedereen op dezelfde waarde geschat wat soms tot (be)dreiging kan leiden. Daarnaast wordt de ceremonie ook door een aantal hooggeplaatste mensen bezocht. Denk hierbij aan politici, bestuurders en laureaten. Dit maakt dat de evenementen rond de Four Freedoms Awards als een hoog risico evenement is aangemerkt. Hierdoor stelt de gemeente Middelburg extra voorwaarden aan de vergunning die zij verlenen voor dit evenement. Zo mogen gasten, medewerkers en andere aanwezigen alleen op persoonlijke titel worden toegelaten tot het evenemententerrein en worden zij vooraf door de politie gescreend. Hierdoor zijn wij genoodzaakt persoonsgegevens te verwerken.

De persoonsgegevens worden opgevraagd via een digitaal formulier. Daarin zijn de volgende verplichte velden opgenomen:

• Voorletters
• Achternaam
• Aanspreekvorm (hij/zij/hen)
• Functie
• E-mailadres
• Mobiel nummer
• Achternaam zoals vermeld op paspoort
• Nationaliteit
• Land
• Burgerservicenummer[1]
• Paspoortnummer bij internationale gasten[2]
• Geboortedatum

Als niet verplichte velden wordt het volgende aan persoonsgegevens uitgevraagd:

• Tussenvoegsel
• Titel(s)
• Naam organisatie
• Dieetbeperkingen
• Introducé[3]
• Mobiliteitsbeperking

Uitnodiging

U ontvangt op persoonlijke titel een uitnodiging om aanwezig te zijn bij het laureatendiner, de Four Freedoms Awards ceremonie en de lunch na afloop. De persoonsgegevens voor de uitnodiging komen uit ons relatiebestand waar eerder toestemming voor is gegeven om deze gegevens te bewaren en te mogen gebruiken voor uitnodigingen voor de (toekomstige) uitreikingsceremonie van de Four Freedoms Awards en/of daarmee samenhangende evenementen. 

De uitnodiging wordt (digitaal) verzonden aan de genodigden, waarna u zich via een digitaal inschrijfformulier kunt aanmelden. In dit inschrijfformulier wordt om uw persoonsgegevens gevraagd. Deze hebben wij nodig om uw inschrijving te kunnen verwerken. We streven ernaar om zo min mogelijk gegevens te verzamelen en in ieder geval niet meer dan nodig is voor dit specifieke evenement. Wij zullen de gegevens die u voor dit evenement heeft achtergelaten niet voor andere doelen gebruiken.

Voor de Four Freedoms Meet-Up kunnen de gasten zich ook op eigen initiatief aanmelden via een digitaal inschrijfformulier. Dit inschrijfformulier is te vinden op onze website, www.fourfreedoms.nl.

De persoonsgegevens voor de uitnodiging en aanmelding worden verwerkt door Invitado (als verwerker) in opdracht van de Roosevelt Foundation.

Screening

In het kader van het algemeen belang en de borging van de openbare orde en veiligheid, hanteert de Roosevelt Foundation op voorschrift van de vergunningverlener, gemeente Middelburg, een integraal veiligheidsplan. Dit plan is afgestemd met politie, de GHOR en de brandweer. De gemeente Middelburg verplicht ons als vergunninghouder dit plan tot uitvoering te brengen.

In het veiligheidsplan is opgenomen dat rond het laureatendiner, de uitreikingsceremonie, de lunch en in enkele gevallen ook voor de Four Freedoms Meet-Up een toegangsbeleid wordt gehanteerd. Als onderdeel van dit beleid worden alle aanwezigen, zowel genodigden als medewerkers en leveranciers, aan een screening onderworpen. Deze voorafgaande screening is verplicht op basis van de vergunning van gemeente Middelburg vanwege de veiligheidsrisico’s van de Four Freedoms Awards. Zonder een voorafgaande screening is toegang tot de evenementenlocatie(s) niet mogelijk.

De screening wordt uitgevoerd door de Nederlandse Politie. Dit is de enige organisatie die hiertoe bevoegd is en deze screening kan uitvoeren. De politie voert deze screening uit op grond van artikel 9 Wet Politiegegevens [4] en gebruikt hiervoor het burgerservicenummer en de geboortedatum. Voor de screening van internationale gasten wordt bij het ontbreken van een Nederlands burgerservicenummer, het paspoortnummer gebruikt.  

Het burgerservicenummer en paspoortnummer worden door Invitado opgevraagd via het aanmeldformulier. Deze gegevens worden door Invitado versleuteld en rechtstreeks via een beveiligde voorziening doorgestuurd naar de politie. Het burgerservicenummer en paspoortnummers zijn niet inzichtelijk voor andere partijen, zoals de Roosevelt Foundation. De uitkomsten van de screening worden niet gedeeld met de Roosevelt Foundation. De Roosevelt Foundation wordt alleen geïnformeerd dat bepaalde personen geen toegang tot de evenementenlocatie mag worden verleend. De reden waarom wordt niet bekend gemaakt en is alleen door de persoon in kwestie zelf op te vragen bij de politie.

De betrokkene kan rechtstreeks bij de politie een verzoek om kennisneming indienen op grond van artikel 25 Wet politiegegevens. Dit kan via:

Politie Zeeland- West-Brabant

t.a.v. de Privacydesk

Postbus 8050

5004 GB  Tilburg

Dit kan alleen schriftelijk per post, onder toevoeging van een geldig legitimatiebewijs. De foto en BSN mogen worden afgeschermd. Zie: Ik wil graag weten of de politie gegevens van mij verwerkt en welke dit zijn. Hoe kan ik dit navragen? | politie.nl. De inzage van de documenten vindt plaats op het politiebureau.

(4) NB: de Politie heeft geen directe verwerkingsgrondslag nodig om naslag naar personen te doen. De reden om het toch te doen ligt in de bescherming van de nationale veiligheid en handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval.

Toewijzing zitplaatsen

Voor het toewijzen van zitplaatsen (placeren) van de gasten bij de uitreikingsceremonie en lunch werkt de Roosevelt Foundation samen met het Protocolbureau. Zij verwerken uitsluitend voor dit doel de hiervoor noodzakelijke persoonsgegevens, te weten aanspreekvorm, initialen, achternaam, functie en organisatie.

Gebruik foto-, film- en audiomateriaal

Tijdens de Four Freedoms Awards wordt video- en fotomateriaal gemaakt. Dit bestaat grotendeels uit sfeerimpressies. Wij gebruiken deze beelden o.a. voor communicatie uitingen via onze website en voor  de promotie van de Four Freedoms Awards. Met het filmmateriaal van de uitreikingsceremonie maken wij de ceremonie ook toegankelijk voor de mensen die hier niet bij aanwezig kunnen zijn. Dit doen wij mogelijk via een livestream en/of de mogelijkheid tot terugkijken op een later moment. Wanneer u duidelijk herkenbaar op beeld staat, zullen wij toestemming vragen om het beeldmateriaal te mogen verwerken.

Bij uw inschrijving vragen wij u om toestemming te geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Hier valt ook het gebruik van het foto-, film en audiomateriaal onder. Tijdens het evenement is ook pers aanwezig. Zij kunnen ook foto’s en/of opnames maken.

Delen we uw gegevens met andere partijen?

De Roosevelt Foundation verstrekt uw persoonsgegevens in beginsel niet aan derden zonder uw voorafgaande toestemming.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van de Four Freedoms Awards werken wij samen met drie partijen; Provincie Zeeland, Invitado en het Protocolbureau. Provincie Zeeland vervult de rol van verwerker op het gebied van ondersteunende en administratieve taken ten behoeve van de Four Freedoms Awards. Invitado voor het versturen van uitnodigingen, verwerken van aanmeldingen en beheer hiervan ten behoeve van dit evenement. Het Protocolbureau ondersteunt de Roosevelt Foundation bij de toewijzing van zitplaatsen van de genodigden.

Met bovengenoemde organisaties die persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin worden de verantwoordelijkheden en een zorgvuldige en veilige omgang van deze gegevens vastgelegd conform de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?

Persoonsgegevens mogen in principe niet worden doorgegeven naar een organisatie in een land
buiten de EU. Dit komt omdat binnen de EU een goede bescherming voor de persoonsgegevens
is, en daarbuiten niet in alle gevallen. Onder doorgifte wordt onder andere verstaan: het opslaan
(bijvoorbeeld in de Cloud) of het ter beschikking stellen van persoonsgegevens aan een
organisatie buiten de EU.

Wij kiezen de veilige kant en staan in principe geen verwerkingen buiten de Economische Europese Ruimte (EER) toe als het niet noodzakelijk is. Dit zijn alle landen binnen de EU plus de landen Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Deze laatstgenoemde drie landen kennen een gelijkwaardig niveau van bescherming van persoonsgegevens. In het uitzonderlijke geval dat het niet anders kan, zal de Roosevelt Foundation alleen persoonsgegevens doorgeven aan een land buiten de EER of een internationale organisatie op grond van de goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

Doen wij ook aan profilering?

Met profilering wordt de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld, waarmee bijvoorbeeld gedrag wordt geëvalueerd en geprobeerd te voorspellen.

Wij maken geen gebruik van profilering.